Ah, Nerdland Festival is intussen achter de rug … maar eigenlijk was onze blogreeks over de voorbereidingen nog niet af. Iedereen die ooit al wat heeft georganiseerd, weet dat er naast de grote blikvangers nog honderd-en-een andere dingen in orde moeten geraken. Hoe het is verlopen vertellen we je uitgebreid in de volgende blogpost maar hier gunnen we je eerst nog een kijkje achter de schermen vanuit de praktische hoek. We vervelen je natuurlijk niet met alle saaie details, maar houden het bij een bloemlezing van “randprojecten” die we de voorbije maanden ondernomen hebben, naast het maken van onze tien puzzels.
Bollebus voorstellen
We hebben natuurlijk niet zomaar zoveel tijd en materiaal geïnvesteerd in deze puzzelstand. Toen we onderstaande oproep voor Nerdland Festival zagen passeren, waren we nog maar pas begonnen met Bollebus en wisten we dat het een heuse onderneming zou worden — als we überhaupt al zouden kwalificeren als “cool genoeg”. Maar zó’n kans om ons voor te stellen aan ons gedroomde doelpubliek, konden we uiteraard niet laten liggen en leek ons de moeite absoluut waard. Bovendien zouden die puzzels heus nog wel van pas komen …
Om die doelstelling te bereiken, moesten de mensen natuurlijk ook wel kunnen zien wie wij zijn, waar ze ons kunnen vinden, … Grote vlaggen of banners zouden weer een pak extra budget vragen en waren maar beperkt toegelaten vanuit de organisatie, dus besloten we het anders aan te pakken.
Uit een vorige test wisten we dat lasergegraveerde QR-codes probleemloos uit te lezen zijn. Dus besloten we een klein werkstation te maken met algemene instructies, QR-codes naar onze site en social media, visitekaartjes, een optie om in te schrijven voor onze nieuwsbrief, een stempel voor de kleinsten, en pen en papier voor de supergeïnteresseerden die iets willen uitdokteren.
Stempel
Wacht, een stempel? Wel, we overwogen een en ander om bezoekers dat extra tikje motivatie te geven: een scorebord om je uit te dagen de beste score te verbeteren, een prijzenpot, … Uiteindelijk lieten we die ideeën varen omdat het voor verschillende puzzels zowat onmogelijk was om een betekenisvolle score toe te kennen aan elke (gedeeltelijke) oplossing.
Maar voor de kleinsten wilden we toch iets voorzien en zo kwamen we op het idee om een “officiële bolleboos”-stempel te ontwerpen gebaseerd op ons logo en de stukjes van de Dageraatpuzzel. Zo zou elk kind dat een puzzel kon kraken (of een goede poging maakte om een voor hen erg moeilijke puzzel op te lossen) met een leuke herinnering buitengaan. We haalden wat laserrubber uit onze “moeten we eens uittesten”-stapel … et voilà.
Infobundels
Het meest tijdsintensieve “randproject” moet wel het maken van de infobundels geweest zijn. Bij elke puzzel besloten we naast de opgave ook wat achtergrondinformatie te voorzien. Ook al dachten we niet dat veel bezoekers de tijd zouden nemen om het ter plaatse te lezen — vandaar dat we de infobundels ook op onze site gezet hebben — toch vinden we deze stukjes wetenschap en geschiedenis erg belangrijk. Het toont hoe we met Bollebus willen omgaan met wetenschap: meer dan gewoon “Dat ziet er cool uit” zonder inhoud. Niet iedereen moet het achterliggende bewijs van een puzzel kennen om de puzzel leuk te vinden, maar wie de achtergrond wel wil zien, willen we die kans geven!
Voor zo’n bundel is natuurlijk heel wat research gedaan. Omdat er vaak veel meer over valt te vertellen dan in enkele pagina’s past, wilden we ook bronnen voor de geïnteresseerde lezer voorzien. Dit bleek een heikel punt, want weinig haalt je sneller uit een speelse sfeer dan een droge APA-stijl bronvermelding. Bovendien is het op basis van de titel soms moeilijk te zien dat “Moving into the desert with Fibonacci” (1) een artikel voor gevorderden is, terwijl “Across the board: the mathematics of chessboard problems” (2) een toegankelijk boek voor de geïnteresseerde leek is.
We besloten de bundels een Nerdland Festival logo te geven. Hoewel het misschien stom lijkt dat we ze dan niet kunnen hergebruiken voor volgende activiteiten, wisten we ook dat er sowieso nog aanpassingen nodig zouden zijn. Zo vonden we doorheen het weekend toch nog enkele tikfouten, bleken sommige instructies minder duidelijk dan gehoopt, … Dus hoewel we de inhoud en vormgeving grotendeels kunnen hergebruiken, zouden we ze hoe dan ook moeten herprinten.
Onze printer besloot vervolgens dat dit het perfecte moment was om vervelend te doen … maar gelukkig bestaan er copycenters. We besloten de bundels ook te lamineren om te vermijden dat tegen zaterdagmiddag niet meer dan een hoop gekreukelde vodden zouden rondslingeren.
Inpakken maar!
Op donderdag begon dan de taak om alles in te pakken. Alle onderdelen en reservestukken van elke puzzel verzamelen doorheen het huis, nog enkele last-minute extraatjes maken van onze kleinste Enigmayastukjes, een just-in-case kitje met lijm, touw, verlengkabels, pleisters, dekzeil en meer samenstellen, een gezonde portie snacks verzamelen, … en dan mochten wij zelf ook nog eens puzzelen om alles in de auto te krijgen.
Ready, set, …
Op vrijdagmiddag konden we met de auto tot op het terein om alles klaar te zetten, en gezien we zaterdagmorgen geen kilometers wilden wandelen met al die grote spelborden gingen we maar even kijken. Vinden waar we moesten zijn, bleek niet evident — en terug buiten raken een nog groter avontuur — maar eens we naar onze tent werden begeleid, ging het erg vlot.
In zo’n anderhalf uur konden we even puzzelen wat op welke tafels paste, checken dat we niks vergeten waren en alles beschermd tegen eventuele regen opbergen. Daarna gingen we nog in het copycenter langs en snel terug naar huis om de laatste puntjes op de i te zetten: bundels lamineren, een ordelijke opbergoplossing voor de 110 Eulerstukjes ontwerpen en maken, onze knaloranje T-shirts strijken, … en vroeg (proberen) gaan slapen, want er stond een druk weekend voor de boeg.
Hoe dat drukke weekend dan ook echt verliep, lees je hier!
